Reglementen TV De Bongerd
Het bestuur heeft een aantal reglementen opgesteld, waaronder een baanreglement, een huishoudelijk reglement, een aantal afspraken omtrent bardienst draaien, het digitale afhandbord, schade en een klachtenprocedure.
Algemeen
1. TV De Bongerd bestaat voor en dankzij de leden. Dit betekent dat van ieder lid in alle redelijkheid een actieve bijdrage wordt verwacht.
2. Aanvraag van het lidmaatschap vindt plaats door inschrijving zoals op onze website aangegeven. In geval van minderjarigheid geschiedt de ondertekeaffning van het formulier door de wettelijke vertegenwoordiger van het kandidaat-lid.
3. Voor het lidmaatschap is het lid een jaarlijkse contributie verschuldigd, te voldoen voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks, op voorstel van het bestuur, vastgesteld door de Algemene Vergadering (ALV) en is te vinden op onze website. Bij een eerste lidmaatschap dient tevens inschrijfgeld te worden voldaan.
4. Een lidmaatschap van TV De Bongerd loopt gelijk aan dat van de KNLTB van 1 januari tot 1 januari. In het lidmaatschap zijn de tennislessen niet inbegrepen. Er zijn verschillende lidmaatschappen binnen onze vereniging:
• Minioren lidmaatschap: Tot het jaar dat je 8 wordt.
• Junioren lidmaatschap: Vanaf het jaar dat je 8 wordt tot het jaar waarin je 18 wordt.
• Young Adult lidmaatschap: Vanaf het jaar waarin je 18 wordt tot het jaar waarin je 23 wordt.
• Senioren lidmaatschap: Vanaf het jaar waarin je 23 wordt.
• Competitie lidmaatschap: Je bent al KNLTB lid bij een andere tennisvereniging en gaat competitie spelen bij TV De Bongerd ter aanvulling van een ‘Bongerdteam’. Je tennist alleen in de competitieperiode bij TV De Bongerd. Deelname aan tennislessen en/of verenigingsactiviteiten is niet mogelijk. Je bent vrijgesteld van zelfwerkzaamheid.
Het competitielidmaatschap is één jaar geldig en eindigt per 31 december van het lopende jaar en dient elke jaar opnieuw aangevraagd te worden. Dit lidmaatschap is exclusief de inschrijfkosten voor de competitie.
Het competitie lidmaatschap kan worden omgezet naar een regulier lidmaatschap. Hieraan zijn geen administratiekosten verbonden. Er vindt een herberekening plaats van de nog te betalen contributie.
• Slapend lid: Voorzie je dat je het komend seizoen vanwege medische redenen langdurig (3 maanden of langer) niet kunt spelen, maar wil je wel lid blijven, dan kun je slapend lid worden.
Het voornemen om te gaan slapen dient vóór 1 april van het lopende jaar te worden aangevraagd bij de ledenadministrateur. Wanneer je om medische redenen niet meer kunt tennissen en dit tussen 1 april en 1 augustus aangeeft, dan kun je nog slapend lid worden. De contributie wordt in dat geval voor een deel gerestitueerd. Na 1 augustus kan het lidmaatschap niet meer worden omgezet. Besluit je als slapend lid in de loop van het jaar weer te gaan tennissen, dan kan het lidmaatschap weer worden geactiveerd en wordt het contributiegeld naar rato in rekening gebracht. Een slapend lidmaatschap geldt slechts voor het lopende jaar. Verlenging moet ieder jaar opnieuw worden aangevraagd!
• Gezinskorting: Als er drie of meer leden uit één gezin lid zijn, kom je in aanmerking voor gezinskorting. Iedereen woont op hetzelfde adres. Deze korting is alleen van toepassing op volledige jaarcontributies van alle gezinsleden die lid zijn.
• Donateur: Ben je geen actieve tennisser op onze vereniging maar draag je onze vereniging wel een warm hart toe, dan kun je ons steunen.
5. Voor alle vormen van lidmaatschap van onze vereniging kan het gehele jaar worden ingeschreven. De contributie (van de resterende maanden tot 1 januari) zal naar rato worden berekend.
6. Nadat de penningmeester middels incasso het verschuldigde inschrijfgeld en de verschuldigde contributie heeft ontvangen, verkrijgt het lid speelrecht middels een KNLTB-ledenpas, met inachtneming van het baanreglement.
7. De ledenpas is af te halen op één van de daartoe vastgestelde avonden in het clubhuis of in overleg bij een start van het lidmaatschap later in het jaar.
8. Opzeggen van het lidmaatschap dient vóór 1 december schriftelijk gedaan te worden bij de ledenadministratie. Er vindt geen restitutie plaats van de contributie, bij beëindiging van het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar. De opzegging is pas effectief, wanneer deze door de ledenadministratie is ontvangen en bevestigd. Een opzegging na 1 december doet het lidmaatschap pas eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip, volgend op de datum waartegen was opgezegd, namelijk 31 december van het volgende verenigingsjaar.
9. Indien nodig zal de contributie worden gevorderd via een deurwaarder of incassobureau, waarbij de kosten van invordering bij het lid in rekening zullen worden gebracht.
10. De vereniging beheert een website www.tvdebongerd.nl waar alle actuele informatie op vermeld wordt.
11. Elk lid heeft zelf de verantwoordelijkheid zijn/haar meest recente emailadres door te geven aan ledenadministratie. Een wijziging van het woonadres dient zo spoedig mogelijk te worden gemeld aan de ledenadministratie.
12. Een actueel exemplaar van de reglementen vindt u ter inzage op de website van TV De Bongerd.
13. Leden die handelen in strijd met de reglementen kunnen door het bestuur voor een bepaalde tijd worden geschorst. Tijdens de schorsing blijft het lid contributie verschuldigd.
14. Wijzigingen van de reglementen worden door de ALV vastgesteld. Een reglement mag niet in strijd zijn met de wet, noch met de statuten.
15. In de gevallen waarin de statuten en/of reglementen niet voorzien, beslist het bestuur.
Bardienst en barbezetting
16. Ieder lid dat aan het begin van verenigingsjaar de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt, is verplicht bardiensten te verrichten. Het aantal bardiensten is gemiddeld 2 keer per jaar. Het bestuur bepaalt welke leden uitgesloten zijn van bardienst.
17. Leden kunnen de bardiensten zelf inplannen. De uitnodiging hiervoor komt per email. Het bardienstrooster en de werkzaamheden van de bardienst staan op de website.
18. Bij verhindering dienen leden zelf de bardienst te ruilen dan wel af te kopen. Indien een lid niet heeft gezorgd voor vervanging en er dientengevolge geen bardienst wordt gedraaid, volgt een boete van € 50.
19. Ieder senior, dan wel young adult lid, is verplicht om van tevoren het IVA-certificaat (Instructie Verantwoord Alcoholschenken) te behalen. Op de website van TV De Bongerd staat meer informatie en de link naar het IVA-examen.
20. Het niet hebben van een IVA-certificaat ontslaat het lid niet van zijn/haar bardienstverplichting. Wanneer de vereniging na een controle een boete krijgt omdat het lid dat tijdens die bardienst niet in het bezit was van een IVA-certificaat, wordt deze boete verhaald op het desbetreffende lid.
21. De openingstijden van het clubhuis, waarvoor barbezetting wordt aangewezen, worden bepaald door het bestuur. Doorgaans 1 uur voor en na de activiteiten.
22. Indien men na de wedstrijden (na 23.00 uur) buiten op het terras wil verblijven wordt men altijd verzocht achter het clubhuis plaats te nemen (bij baan 4 en 5) in verband met geluidsoverlast voor de omwonenden. Tevens worden dan de deuren van het clubhuis aan de voorzijde gesloten.
Huishoudelijk
23. Bij het ingaan van het lidmaatschap ontvangt het lid een toegangspas voor het hek bij de ingang tegen betaling van een borg.
24. De sleutel van de voordeur is in bruikleen te verkrijgen tegen betaling van borg.
25. Van elk lid wordt verwacht dat hij of zij zich netjes gedraagt op de tennisbaan. Bij onbehoorlijk gedrag kan op gezag van het bestuur toegang tot de banen worden geweigerd.
26. De kleedkamers en douches dienen schoon te worden achtergelaten.
27. Het is de verantwoordelijkheid van iedere speler de douche voor gebruik minimaal 5 minuten door te spoelen om legionella besmetting te voorkomen.
28. Er mag niet worden gerookt in het clubhuis. Het nuttigen van alcoholische dranken mag buiten alleen op de daartoe bestemde terrassen zoals omschreven in de vergunning.
29. Consumpties worden via de pin betaald. Er kan niet met contact geld betaald worden in de kantine.
30. Afval dient in de daartoe bestemde bakken te worden gedeponeerd.
31. Honden zijn alleen aangelijnd toegestaan.
Baanreglement
32. Uitsluitend leden zijn tijdens de reguliere speeltijden gerechtigd de banen te bespelen (m.u.v. competities, toernooien en andere evenementen).
33. De tennisbanen mogen uitsluitend met tennisschoenen worden betreden en mogen ook alleen maar gebruikt worden t.b.v. tennisdoeleinden.
34. Junioren hebben dezelfde rechten als de senioren.
35. Na de speeltijd dient de baan geveegd te worden. Het vegen gebeurt van buiten naar binnen in cirkels. De veegmatten/bezems moeten worden opgehangen aan de daarvoor bestemde haken aan het hekwerk.
36. Leden zijn zelf verantwoordelijk voor de zichtbaarheid van de lijnen van het speelveld.
37. TV De Bongerd heeft Red Court tennisbanen. Deze zijn in principe het hele jaar bespeelbaar, behalve in periodes van dooi en bij plassen op de baan. De beslissing of de tennisbanen bespeelbaar zijn ligt bij de Technische Commissie in samenspraak met de commissie Beheer en Onderhoud. Indien zij beslissen dat een of meerdere banen niet bespeelbaar zijn, zullen zij de netten laten zakken en de leden informeren.
38. De knoppen voor de baanverlichting zitten in de hal van het clubhuis. Na het uitschakelen van de verlichting mag pas na een wachttijd van 10 minuten weer ingeschakeld worden.
Schade
39. Schade aan de vereniging of één haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
40. De vereniging is niet verantwoordelijk voor diefstal of schade van persoonlijke bezittingen op het complex.
Het digitale afhangbord
41. Voordat de tennisbaan wordt betreden, is elk lid verplicht af te hangen op het digitale afhangbord.
42. Leden hebben het recht om maximaal 2 keer per jaar een introducé uit te nodigen om te spelen op ons tennispark. Een introducé is iemand die geen lid is van TV De Bongerd.
43. Op de website van TV De Bongerd en in de Clubapp staat informatie omtrent de bezetting van de banen t.b.v. bijvoorbeeld toernooien, trainingen, jeugdactiviteiten, etc. Deze reserveringstijden zijn bindend, bespelen van de banen op de aangegeven tijden is derhalve niet toegestaan.
44. De speeltijd, zowel voor enkel- als voor dubbelspel is bepaald op 45 minuten.
45. Ieder lid dat een baan bespeelt waarvoor hij of zij geen reservering heeft, dient deze baan onmiddellijk te verlaten op verzoek van spelers die dat recht wel hebben.
46. Indien de baan op het einde van de speeltijd niet is gereserveerd kan worden doorgespeeld en opnieuw worden afgehangen.
47. Ook voor een dubbelspel dienen alle spelers de ledenpas bij zich te hebben.
48. Bij het digitale afhangbord zijn instructies opgehangen. Tevens zijn dezelfde instructies te raadplegen op de website.
49. Het is ook mogelijk om thuis de baanbezetting te bekijken of alvast een baan te reserveren via de Clubapp.
50. Als een baan vooraf is gereserveerd, moet uiterlijk 5 minuten voor de aanvangstijd de reservering bevestigd worden op het afhangbord. Als dat niet gebeurt, vervalt de reservering en wordt de baan vrijgegeven.
Klachtenprocedure
51. TV De Bongerd kent een klachtenprocedure. Alvorens gebruik te maken van deze klachtenprocedure dient de klager eerst zelf zijn klacht met de beklaagde te bespreken om te zien of de klacht op deze wijze kan worden opgelost. De beklaagde kan een individueel lid, een commissielid of een bestuurslid zijn. Indien blijkt dat de klacht niet door middel van een gesprek is op te lossen, dan kan de klager zich wenden tot het bestuur van TV De Bongerd.
52. Alleen klachten die over tennis gerelateerde zaken gaan of voorvallen voortvloeiende uit het lidmaatschap van TV De Bongerd worden in behandeling genomen.
53. Klachten die betrekking hebben op de organisatie, deelname of indeling bij interne of externe toernooien of bij competitieteams van TV De Bongerd zijn uitgesloten van deze klachtenprocedure.
54. Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend bij de voorzitter en de secretaris, uiterlijk vier weken na het plaatsvinden van het voorval. In deze klacht staat de naam van de klager, zijn adres, woonplaats en telefoonnummer en de datum. Vermeld wordt de klacht, tegen wie de klacht gericht is en de datum waarop het voorval zich voordeed. De klager dient aan te geven wanneer het gesprek met de beklaagde heeft plaatsgevonden en te beargumenteren waarom dit gesprek niet tot een oplossing heeft kunnen leiden.
55. In geval van een klacht aangaande de voorzitter of de secretaris kan de klacht worden ingediend bij de penningmeester van het bestuur.
56. De secretaris noteert de datum van ontvangst en stuurt binnen een maand na ontvangst een ontvangstbevestiging aan de klager.
57. Het bestuur past hoor en wederhoor toe. De beklaagde heeft recht op inzage van de klacht. De klacht wordt dan ook na ontvangst doorgestuurd aan de beklaagde. Hij of zij krijgt een maand de tijd om zijn/haar visie over het gebeurde te geven. Afhankelijk van de aard van de klacht krijgen zowel de klager als de beklaagde de gelegenheid hun visies mondeling toe te lichten.
58. Het bestuur beantwoordt de klager en beklaagde binnen een maand na hoor en wederhoor over haar bevindingen ten aanzien van de klacht. Waar nodig kan het bestuur maatregelen nemen naar aanleiding van de bevindingen.
Het bestuur kan besluiten om de klacht niet in behandeling te nemen. Zij doet daarvan schriftelijk bericht aan de klager, voorzien van een motivatie.
59. Het bestuur administreert jaarlijks het aantal en de aard van de klachten.
Bestuur
60. Wat het bestuur is en doet staat omschreven in artikel 9 en 10 van de statuten.
61. In de ALV van 2015 is het besluit aangenomen dat het bestuur de bevoegdheid heeft tot een investering van een bedrag tot € 7500 zonder voorafgaande goedkeuring van de ALV.
62. Bij een vacature in het bestuur zal er een oproep uitgaan naar de leden van de vereniging met een minimum reactietijd van twee (2) weken.
63. Commissies
Nieuwe commissieleden worden niet door de ALV benoemd. De selectie van kandidaten gebeurt door de commissies zelf en hoeft niet extern gecommuniceerd te worden naar de leden.
64. Van de ALV worden notulen gemaakt en ter goedkeuring op de eerstvolgende vergadering aan de leden voorgelegd.
Aldus vastgesteld door de Algemene Vergadering op 10 februari 2020.
